HƯỚNG DẪN LẬP DANH SÁCH VÀ QUẢN LÝ CÔNG VIỆC - CÁC ỨNG DỤNG HỖ TRỢ

Giải phóng năng lượng tinh thần của bạn

Nguồn năng lượng tinh thần mà mỗi người sở hữu chỉ có hạn. Càng phải bao quát nhiều việc, chúng ta càng tiêu tốn nhiều năng lượng. Não bộ sẽ chịu sức ép cực lớn khi phải cố gắng ghi nhớ quá nhiều thứ trong đầu và bạn sẽ dễ bị sao lãng công việc đang làm.

Đó chính là lúc bạn cần tới danh sách việc cần làm. Danh sách này giống như trợ lý riêng đắc lực giúp bạn theo dõi các cuộc hẹn và công việc sắp đến hạn hoàn thành. Không chỉ giúp bạn ghi nhớ lượng công việc cần giải quyết, chúng còn giúp giải phóng đầu óc để bạn tập trung vào công việc đang làm.

Bước 1: viết ra những việc cần làm

Bước đầu tiên để khai thác lợi ích của danh sách việc cần làm là viết ra mọi việc.

Điều này nghe có vẻ hiển nhiên, nhưng không phải ai cũng làm được đâu nhé.

Danh sách việc cần làm chỉ có thể trở thành công cụ đáng tin cậy nếu bạn liệt kê mọi việc cần làm – tức là tất tần tật mọi công việc. Nhờ đó, khi nhận được thông báo hoàn thành, bạn có thể yên tâm rằng mình không bỏ sót bất cứ nhiệm vụ nào.

Bạn cần phải thực hành để hoạt động này trở thành thói quen. Tuy nhiên, sẽ rất hữu ích nếu bạn đơn giản hóa quy trình. Để bắt đầu, hãy chỉ liệt kê nội dung công việc và thời hạn hoàn thành.

Nhiều ứng dụng về danh sách việc cần làm có thiết kế sẵn một hộp đề mục để dễ dàng quản lý quy trình này. Bạn chỉ cần nhập tiêu đề công việc bằng câu chữ thật đơn giản, rồi quay lại sau để sắp xếp chi tiết hơn, chẳng hạn như tạo danh mục hoặc liên kết những nhiệm vụ liên quan.

Đặt ra những mục tiêu có thể đo đếm và làm theo

Danh sách việc cần làm sẽ giúp bạn xác định việc tiếp theo cần thực hiện. Vì vậy, bạn cần tạo các đề mục công việc thật rõ ràng, có thể dễ dàng đo đếm và làm theo.

Ví dụ: “tạo thói quen đọc sách” có thể là mục tiêu dài hạn, nhưng đề mục công việc này không hữu ích trên danh sách việc cần làm vì đó là một mục hành động không rõ ràng.

Để tạo được một danh sách việc cần làm có thể giúp bạn đạt được mục tiêu dài hạn, bạn sẽ phải chia nhỏ mục tiêu thành các bước hành động, bất kể công việc phức tạp tới đâu. Vậy nên, thay vì đặt tên công việc chung chung như trên, bạn có thể đổi thành “đọc 100 trang” hoặc “đọc 20 phút mỗi ngày” trong danh sách việc cần làm, rồi đánh dấu tích sau khi hoàn thành công việc đó.

Bắt đầu từ việc nhỏ

Nếu mới làm quen với danh sách việc cần làm, bạn có thể bắt đầu bằng những bước cơ bản và dần hình thành thói quen.

Để bắt đầu, bạn có thể ghi ra một vài nhiệm vụ công việc, 3 nhiệm vụ mỗi ngày thôi chẳng hạn. Rồi đến cuối ngày, hãy kiểm tra xem mình đã thực hiện tốt ra sao. Khi đã quen dùng danh sách, bạn có thể bắt đầu ghi thêm nhiều việc khác cần làm, lớn hoặc nhỏ tùy thích.

Hãy dành thời gian để xây dựng niềm tin với danh sách ấy. Cuối cùng, bạn sẽ nhận ra mình đã tìm được một công cụ thật vô giá, giúp bản thân duy trì lối sống khoa học và nâng cao năng suất lên mức tối đa.

Dưới đây là một số ứng dụng tạo danh sách việc cần làm mà chúng tôi yêu thích:

1. MinimaList - Simple To Do List

2. Microsoft To Do: Danh sách, Nhiệm vụ & Lời nhắc

3. TickTick: ToDo List Planner, Reminder & Calendar